Accordo sul trattamento dei dati personali

1. Parti

• Committente (Operatore dei dati personali)— persona giuridica che ha sottoscritto un abbonamento aziendale ai servizi SonarSense e che agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati personali dei propri dipendenti e di altre persone fisiche ai sensi dell'art. 3, comma 2, della legge federale 152-FZ.
• Esecutore (Garante)— ООО «СОНАР» (P.IVA 3666278212, OGRN 1263600003952, n. reg. nel Registro degli operatori 36-26-044855), che tratta i dati personali per conto del Cliente ai sensi della parte 3 dell'art. 6 della legge 152-FZ.

2. Oggetto

Il Committente incarica l'Esecutore del trattamento dei dati personali dei dipendenti del Committente e di altre persone fisiche (controparti dei dipendenti del Committente che partecipano alle conversazioni registrate), nella misura, alle condizioni e per gli scopi descritti in Informativa sulla privacy e Informativa sulla privacy di Sonar Assistant.

3. Elenco delle azioni con i dati personali

• raccolta, registrazione, sistematizzazione, accumulo, conservazione, precisazione (aggiornamento, modifica), estrazione
• utilizzo (riconoscimento vocale, generazione di suggerimenti AI, generazione di risultati di analisi)
• trasferimento a sub-responsabili di secondo livello (vedi sezione 6) — incluso il trasferimento transfrontaliero
• anonimizzazione, blocco, eliminazione, distruzione

4. Requisiti di protezione dei dati personali presso l'Esecutore

L'incaricato adotta le seguenti misure di protezione ai sensi dell'art. 19 della legge federale 152-FZ:

• misure organizzative: limitazione degli accessi, formazione dei dipendenti, controllo dell'accesso ai dati
• misure tecniche: crittografia delle connessioni (TLS 1.2+), backup, monitoraggio degli accessi non autorizzati
• localizzazione dei risultati dell'elaborazione sui server nella Federazione Russa (art. 18.5 della legge 152-FZ)
• ottenimento di consensi separati dei Soggetti per l'elaborazione dei dati biometrici e il trasferimento transfrontaliero
• la notifica dell'intenzione di effettuare un trasferimento transfrontaliero è stata presentata a Roskomnadzor e approvata

5. Responsabilità delle parti

5.1. Il Cliente è responsabile della sussistenza delle basi giuridiche per il trattamento dei dati personali degli Interessati e dell'ottenimento dei consensi necessari, compresi quelli per la registrazione di conversazioni con terzi (cfr. articolo 152.2 del Codice civile della Federazione Russa).

5.2. L'Esecutore è responsabile della sicurezza del trattamento dei dati personali da parte sua e dei subappaltatori di secondo livello nell'ambito del proprio incarico.

5.3. Le parti delimitano le responsabilità in conformità con la parte 5 dell'art. 6 della legge 152-FZ: il Cliente è responsabile nei confronti del Soggetto per le azioni dell'Esecutore nell'ambito dell'incarico; l'Esecutore è responsabile nei confronti del Cliente per le azioni in violazione dei termini del presente Contratto.

6. Ricorso a terzi (responsabili del trattamento di secondo livello)

Il Committente è informato del coinvolgimento, da parte dell'Esecutore, dei seguenti terzi e acconsente al trasferimento dei dati personali dei Soggetti a tali terzi, nella misura descritta nelle Politiche:

• Soniox, Inc. (USA, server in Germania) — riconoscimento vocale
• OpenRouter, Inc. (USA) — generazione di suggerimenti IA
• Google LLC (USA), DeepSeek AI (Cina) — provider IA di riserva
• Hetzner Online GmbH (Germania) — proxy di rete in uscita
• SRL "YANDEX" (Russia) — autenticazione (per la piattaforma web), Yandex SmartCaptcha

7. Notifica di incidenti

7.1. In caso di incidente che abbia causato o possa causare un accesso non autorizzato ai dati personali, l'Esecutore notifica al Cliente entro 24 (ventiquattro) ore dalla scoperta dell'incidente tramite posta elettronica.

7.2. Il Cliente provvede autonomamente alla notifica a Roskomnadzor dell'incidente secondo le modalità stabilite dall'art. 21 della legge 152-FZ.

8. Durata

Il contratto è valido dal momento dell'accettazione da parte del Cliente e fino alla cessazione dell'abbonamento aziendale. Dopo la cessazione dell'abbonamento, il Fornitore elimina i dati personali dei Soggetti entro 30 (trenta) giorni di calendario.

9. Legge applicabile

Il presente Contratto è disciplinato dalla legislazione della Federazione Russa. Tutte le controversie sono risolte secondo le procedure stabilite dalla legislazione della Federazione Russa.

Accettazione

L'accettazione del presente Contratto avviene in uno dei seguenti modi:

• apposizione del segno di spunta «Accetto il Contratto di incarico al trattamento» nell'area personale dell'amministratore del Cliente nel Servizio
• firma di una copia separata del Contratto su richiesta del Cliente (inviare a support@sonarsense.io)