Datenschutzrichtlinie

1. Allgemeine Bestimmungen

Diese Datenschutzrichtlinie (im Folgenden „Richtlinie“) beschreibt die Erhebung, Verarbeitung und den Schutz personenbezogener Daten der Nutzer der Plattform sonarsense.io (im Folgenden „Service“), die von der Gesellschaft mit beschränkter Haftung „SONAR“ (OOO „SONAR“, im Folgenden „Betreiber“) bereitgestellt wird.

Die Richtlinie wurde in Übereinstimmung mit dem Bundesgesetz Nr. 152-FZ vom 27.07.2006 „Über personenbezogene Daten“ (in der Fassung der Änderungen, die am 30.05.2025 und 01.09.2025 in Kraft getreten sind), dem Bürgerlichen Gesetzbuch der Russischen Föderation (Art. 152.1, 152.2), der Verfassung der Russischen Föderation (Art. 23, 24) und anderen Rechtsakten der Russischen Föderation im Bereich personenbezogener Daten entwickelt.

2. Informationen über den Betreiber

• Bezeichnung:OOO «SONAR»
• Steueridentifikationsnummer: 3666278212
• OGRN: 1263600003952
• Adresse:394054, Woronesch, ul. Schischkowa 142, Wohnung 77
• Registrierungsnummer im Register der Betreiber, die personenbezogene Daten verarbeiten: 36-26-044855 (Verordnung Nr. 51 der Roskomnadzor vom 16.04.2026, Beginn der Verarbeitung 01.05.2026)
• Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten: support@sonarsense.io
• Website: sonarsense.io

3. Welche Daten wir sammeln

Bei der Nutzung des Dienstes verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

3.1. Kontodaten

• Vor- und Nachname (bei der Authentifizierung über Yandex ID)
• Email-Adresse
• Yandex ID-Identifikator

3.2. Anrufdaten

• Telephone conversation recordings
• Telefonnummern der Anrufteilnehmer
• Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs
• Anrufrichtung (eingehend/ausgehend)

3.3. Analyseergebnisse

• Transkript (Gesprächstext)
• Bewertung von Tonalität und Konfliktsignalen anhand des Transkripts
• Verkaufsqualitätsindex (SQI)
• Kundenprofil und Empfehlungen

3.4. Technische Daten

• IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem
• Cookie-Daten
• Aktionen in der Benutzeroberfläche des Dienstes (zur Verbesserung der UX)

3.5. Daten des Sonar Assistant (Desktop-Anwendung)

• Audiostream vom Computermikrofon (Stimme des Benutzers und möglicherweise die Stimmen anderer Gesprächsteilnehmer im Erfassungsbereich des Mikrofons)
• Audiostream des Computersystemtons bei aktivierter Option (Stimmen der Gesprächsteilnehmer aus beliebiger Telefonie-/Videokonferenzsoftware)
• Screenshots des Hauptmonitors bei aktivierter Option „Screenshots“
• Meeting-Metadaten: ID, Zeit, Dauer, Titel, Beschreibung
• Technische Kundendaten: App-Version, Betriebssystem, Sitzungs-ID

Sprachdaten gelten als biometrische Daten, wenn sie zur Identitätsfeststellung verwendet werden (Art. 11 des 152-FZ). Sonar Assistant verwendet die Stimme nicht zur Identifizierung. Eine vollständige Beschreibung der Kategorien, Quellen, Zwecke und Fristen finden Sie unter Richtlinie für Sonar Assistant.

3.6. Daten von Demo- und Feedbackanfragen

• Name, Telefonnummer und, falls angegeben, E-Mail-Adresse
• Unternehmen, Tätigkeitsbereich und Kommentartext, falls angegeben
• Landingpage und Standard-UTM-Tags der Werbekampagne

3.7. Daten für Artikelabonnements

• Email-Adresse
• Seite und Zeitpunkt der Einwilligung
• Status des Abonnements, der Zustellung, Abmeldung oder Blockierung der E-Mail durch den E-Mail-Anbieter

4. Rechtliche Grundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen (Art. 6 152-FZ):

• Vertragserfüllung(Abs. 5 Teil 1 Art. 6) — Verarbeitung von Kontodaten, Audioaufnahmen und Analyseergebnissen, die für die Erbringung von Dienstleistungen des Dienstes im Rahmen von Nutzungsbedingungen. Die Registrierung im Dienst ist eine Annahme des Angebotsvertrags, die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung desselben.
• Legitimes Interesse des Betreibers(Abs. 7 Teil 1 Art. 6) — Technische Daten zur Gewährleistung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Dienstes, obligatorische Authentifizierungs-Cookies.
• Einwilligung der betroffenen Person(Nr. 1 Teil 1 Art. 6) – analytische Cookies (Einwilligung über das Cookie-Banner) sowie informative und werbliche E-Mails über neue Artikel und Updates. Die Einwilligung in den Newsletter wird durch eine separate Handlung im Abonnementformular erteilt und kann über den Link in jeder E-Mail oder durch Kontaktaufnahme mit dem Betreiber gemäß Teil 1 Art. 18 des Föderalen Gesetzes Nr. 38-FZ vom 13.03.2006 „Über Werbung“ widerrufen werden.
• Schriftliche Zustimmung zur Verarbeitung biometrischer personenbezogener Daten (Teil 1 Art. 11 152-FZ), wenn die Stimme in einem separaten Szenario zur Identifizierung verwendet wird. Eine solche Zustimmung wird in einem separaten Dokument erteilt. Einwilligung zur Verarbeitung biometrischer personenbezogener Daten gemäß Teil 1, Art. 9 des Gesetzes Nr. 152-FZ (in der Fassung vom 01.09.2025).
• Einwilligung der betroffenen Person zur grenzüberschreitenden Übermittlung personenbezogener Daten (Teil 4 Art. 12 152-FZ) – für die Übermittlung von Daten in ausländische Staaten, die keinen angemessenen Schutz bieten (USA, China). Die Einwilligung wird in einem separaten Dokument erteilt. Einwilligung zur grenzüberschreitenden Übermittlung.

5. Wie wir Daten verarbeiten

Die Verarbeitung von Anrufdaten umfasst die folgenden Schritte:

• Spracherkennung (STT)— Umwandlung von Audioaufnahmen in Text
• Sentiment-Analyse— Ermittlung von Zweifeln, Einwänden und konfliktträchtigen Formulierungen anhand der Transkription
• KI-Analyse— Bewertung der Verkaufsqualität, Generierung von Empfehlungen mithilfe eines Sprachmodells (LLM)

Die Verarbeitung von Audioaufnahmen erfolgt automatisch auf den Servern des Betreibers in der Russischen Föderation.

Die Daten aus dem Formular werden verwendet, um auf die Anfrage zu antworten, eine Produktdemonstration zu organisieren und die Herkunft der Anfrage zu bewerten. Zunächst wird die Anfrage in der geschützten Datenbank des Betreibers gespeichert. Anschließend kann eine Kopie über Google Sheets und Telegram an die zuständigen Mitarbeiter gesendet werden.

Abonnementdaten werden verwendet, um neue Artikel und wichtige Updates zu versenden, die Zustimmung, Lieferung und Abmeldung zu verfolgen. E-Mails werden über den Dienst Unisender Go versendet.

Datenverarbeitung in Sonar Assistant:

1. Audio und (optional) Screenshots werden von der Anwendung auf dem Gerät des Benutzers erfasst.
2. Der Audiostream wird zur Spracherkennung in Echtzeit an Soniox, Inc. (USA, Verarbeitung auf Servern in Deutschland) übertragen.
3. Das erhaltene Transkript wird auf den Servern des Betreibers in der Russischen Föderation gespeichert (Timeweb, Moskau).
4. Auf Anfrage des Benutzers (durch Klicken auf eine Schaltfläche in der App) werden das Transkript und der Screenshot zur Generierung eines KI-Hinweises an OpenRouter, Inc. (USA) oder die Backup-Anbieter Google LLC (USA) und DeepSeek AI (China) übermittelt.
5. Der generierte Hinweis wird in der Anwendung angezeigt und auf den Servern des Betreibers in Russland gespeichert.

6. Datenspeicherfristen

Aufbewahrungsfristen sind für jede Datenkategorie festgelegt:

• Kontodaten— für die Dauer des Bestehens des Benutzerkontos. Sie werden innerhalb von 30 Tagen nach Löschung des Kontos gelöscht.
• Call recordings— werden nach Abschluss der Verarbeitung und Generierung der Analyseergebnisse gelöscht.
• Analyseergebnisse(Transkripte, Bewertungen, Empfehlungen) – für die Dauer des Bestehens des Kontos. Sie werden innerhalb von 30 Tagen nach Löschung des Kontos gelöscht.
• Technische Protokolle— werden nicht länger als 12 Monate gespeichert.
• Cookie-Daten— entsprechend der Lebensdauer des Cookies (siehe Abschnitt 9).
• Anfragen für Demos und Feedback— werden innerhalb von 24 Stunden nach Ablauf von 180 Tagen gelöscht. Der Nutzer kann die Löschung der Daten über die in dieser Richtlinie angegebenen Kontaktdaten des Betreibers beantragen.
• Abonnementdaten für Artikel— bis zum Widerruf der Einwilligung. Nach der Abmeldung werden die Adresse und der Status des Widerspruchs nur in dem Umfang gespeichert, der erforderlich ist, um einen erneuten Versand ohne neue Einwilligung zu verhindern.
• Audiostream von Sonar Assistant— wird weder auf den Servern des Betreibers noch auf dem Gerät des Nutzers gespeichert. Er wird ausschließlich zur Echtzeit-Spracherkennung verwendet und sofort verworfen.
• Screenshots von Sonar Assistant— werden nicht auf den Servern des Betreibers gespeichert. Sie werden einmalig an KI-Anbieter übermittelt, um einen einzelnen Hinweis zu generieren.
• Transkripte von Besprechungen, KI-Hinweise und Metadaten von Besprechungen des Sonar Assistant — für die Dauer des Kontos; werden innerhalb von 30 Tagen nach Löschung des Kontos gelöscht.

7. Datenschutz

Der Betreiber wendet folgende Schutzmaßnahmen an:

• Lokalisierung von Verarbeitungsergebnissen in der Russischen Föderation— Konten, Analyseergebnisse, Transkripte, KI-Hinweise und Metadaten werden auf Servern in der Russischen Föderation (Moskau, Anbieter Timeweb) gespeichert.
• Transnationale Übertragung— einzelne Verarbeitungsschritte (Spracherkennung, Generierung von KI-Hinweisen) werden von beauftragten Unterauftragsverarbeitern außerhalb der Russischen Föderation durchgeführt; siehe Abschnitte 8.2 und 8.3 sowie die Einwilligung in die grenzüberschreitende Übermittlung /consent/cross-border. Die Mitteilung über die Absicht einer grenzüberschreitenden Datenübermittlung wurde beim Roskomnadzor eingereicht und genehmigt.
• Verbindungsverschlüsselung (TLS 1.2+) für alle Datenübertragungen
• Zugriffsbeschränkung auf Konto- und Sitzungsebene
• Regelmäßige Sicherung
• Überwachung unbefugter Zugriffe

8. Drittanbieterdienste

8.1. Drittanbieterdienste für sonarsense.io (Webplattform)

• Yandex ID(OOO „YANDEX“, Russische Föderation) – Authentifizierung der Nutzer. Übermittelt werden: Vorname, Nachname, E-Mail, Yandex ID.
• Yandex SmartCaptcha(OOO „YANDEX“, Russische Föderation) – Formularschutz. Übermittelt werden: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Parameter.
• OpenRouter, Inc.(USA) – LLM-Analyse von Transkripten. Übermittelt werden: anonymisierte Anruftranskripte.
• PyAnnote AI(Frankreich) – Sprechertrennung (Erkennung der Sprecher). Übermittelt wird: Audioaufnahme des Anrufs.
• AO „T-Bank“(RF) — Verarbeitung von Abonnementzahlungen. Kartendaten werden direkt vom Benutzer an die Zahlungsabwicklung der T-Bank (PCI DSS Level 1) übermittelt; der Dienst hat keinen Zugriff darauf.
• Telefonieanbieter(Mango, UIS, Bitrix24 usw., Russische Föderation) – Integrationen. Übermittelt werden: Webhook-Daten zu Anrufen.
• Google Sheets(Google LLC, USA) — Arbeitsblatt für Anfragen. Übermittelte Daten: vom Benutzer im Formular angegebene Daten, Absendeseite und Standard-UTM-Tags.
• Telegram Bot API(Telegram Messenger Inc.) — Benachrichtigung zuständiger Mitarbeiter über neue Anfragen. Übermittelte Daten: vom Benutzer im Formular angegebene Daten und Sendeseite.
• Unisender Go(RF) – Zustellung von E-Mails über neue Artikel und Updates, Erfassung von Zustellungen und Abmeldungen. E-Mail-Adresse und Inhalt der E-Mail werden übermittelt; Zustellungsstatus werden an den Betreiber zurückgesendet.

8.2. Drittanbieterdienste für den Sonar Assistant (Desktop)

• Keycloakauf auth.sonarsense.io – eigene Infrastruktur des Betreibers (RF). Übertragen werden: E-Mail-Adresse, vollständiger Name (falls angegeben), Benutzer-ID.
• Soniox, Inc.(USA, Server in Deutschland) — Spracherkennung in Echtzeit (STT). Übermittelte Daten: Audio-Stream in Echtzeit. Wird gemäß deren Richtlinien vom Empfänger nicht gespeichert.
• Hetzner Online GmbH(Deutschland) – Netzwerk-Egress-Proxy für die Verbindung mit Soniox. Übermittelt wird: verschlüsselter Netzwerkverkehr (wird von der Proxy-Seite nicht entschlüsselt).
• OpenRouter, Inc.(USA) — Generierung von KI-Hinweisen. Übermittelte Daten: Transkript und (optional) Screenshot.
• Google LLC (Gemini API)(USA) — Backup-KI-Anbieter. Übermittelte Daten: dieselben Daten wie bei OpenRouter.
• DeepSeek AI(China) – Backup-KI-Anbieter (ohne Bildverarbeitung). Übermittelt wird: Transkript.
• OOO «SONAR» (Backend Timeweb)(RF, Moskau) — Hauptspeicher für Verarbeitungsergebnisse. Übermittelte Daten: Transkript, Metadaten, Hinweise.

8.3. Grenzüberschreitende Übermittlung personenbezogener Daten

Der Betreiber übermittelt personenbezogene Daten grenzüberschreitend in folgende ausländische Staaten:

Die Mitteilung über die Absicht, Daten grenzüberschreitend zu übermitteln, wurde bei Roskomnadzor eingereicht und ohne Einschränkungen genehmigt. Für die Übermittlung in Staaten, die keinen angemessenen Schutz gewährleisten, holt der Betreiber gemäß Teil 4 Art. 12 des Gesetzes 152-FZ die gesonderte schriftliche Einwilligung der betroffenen Person ein (siehe Einwilligung zur grenzüberschreitenden Übermittlung).

8.4. Sprachdaten

Sprachdaten gelten als biometrische personenbezogene Daten, wenn sie zur Identitätsfeststellung verwendet werden (Art. 11 des 152-FZ). Sonar Assistant verarbeitet Audio zur Spracherkennung, verwendet es nicht zur Identifizierung von Personen und speichert es nicht im Einheitlichen biometrischen System. Wenn die Stimme in einem bestimmten Szenario zur Identitätsfeststellung verwendet wird, ist die gesetzlich vorgesehene schriftliche Einwilligung erforderlich (siehe Einwilligung zur Verarbeitung biometrischer personenbezogener Daten).

Jeder Drittanbieter verarbeitet Daten gemäß seiner eigenen Datenschutzrichtlinie. Wir übermitteln nur das unbedingt erforderliche Datenvolumen.

9. Cookies

Ab dem 30. Mai 2025 gelten Cookies, die eine Identifizierung des Nutzers ermöglichen, als personenbezogene Daten (420-FZ). Der Dienst verwendet folgende Cookie-Kategorien:

• Obligatorisch (strikt notwendig)— sind für die Authentifizierung und die ordnungsgemäße Funktion des Dienstes erforderlich. Sie können nicht deaktiviert werden. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse des Betreibers. Dauer: Sitzung oder bis zu 30 Tage.
• Analytische— tragen zur Verbesserung des Dienstes bei und erfassen anonymisierte Nutzungsstatistiken. Sie können über das Cookie-Banner deaktiviert werden. Rechtsgrundlage: Einwilligung des Nutzers. Dauer: bis zu 12 Monate.

Wir verwenden keine Werbe- oder Marketing-Cookies. Die Verwaltung von Analyse-Cookies ist über das Banner beim ersten Besuch der Website möglich.

10. Benutzerrechte

Gemäß 152-FZ haben Sie das Recht:

• Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erhalten
• Daten zur Klärung, Sperrung oder Löschung anfordern
• Widerruf der Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten (für Daten, die auf Grundlage einer Zustimmung verarbeitet werden)
• Werbe-E-Mails abbestellen
• Anfechtung der Handlungen des Betreibers bei Roskomnadzor

Zur Ausübung Ihrer Rechte senden Sie eine Anfrage an support@sonarsense.io. Wir werden die Anfrage innerhalb von 10 Werktagen prüfen.

Der Widerruf der Zustimmung zu Werbe-E-Mails beeinträchtigt die Möglichkeit zur Nutzung des Dienstes nicht. Der Widerruf der Zustimmung zur Verarbeitung von Daten, die für die Vertragserfüllung erforderlich sind, stellt einen Grund für die Beendigung der Leistungserbringung dar.

11. Änderung der Richtlinie

Der Betreiber ist berechtigt, diese Richtlinie zu ändern. Die aktuelle Version ist jederzeit unter folgender Adresse verfügbar: sonarsense.io/privacy. Bei wesentlichen Änderungen werden die Nutzer über die Benutzeroberfläche des Dienstes oder per E-Mail benachrichtigt.

12. Anwendbares Recht

Diese Richtlinie unterliegt dem Recht der Russischen Föderation, einschließlich des Bundesgesetzes Nr. 152-FZ vom 27.07.2006 „Über personenbezogene Daten“. Die Aufsichtsbehörde ist die Föderale Dienststelle für die Aufsicht im Bereich der Kommunikation, Informationstechnologie und Massenmedien (Roskomnadzor).